AVIS N°3 - Réponses aux questions formulées - Appel d’offres N° AO/Z00/DBA/037/2023 Sélection d’un prestataire pour la fourniture et le déploiement d’un système d’archivage électronique à la BCEAO

Question N° 1 : Combien d’accès simultanés total au logiciel et par pays souhaitez-vous acquérir ?

Réponse question N° 1 : Prévoir 20 accès simultanés pour le Siège,10 pour les Agences Principales et le SGCB-UMOA, 3 pour les Agences Auxiliaires et la RIEC.

Question N° 2 : Est ce que l’importation des documents préalablement stockés dans vos applications est à la charge du prestataire, si oui, quels sont les formats de sortie ?

Réponse question N° 2 : L'importation des données à partir des applications devra se faire, de préférence, de manière automatisée. S'agissant des formats, le système doit pouvoir traiter tout type de format, à savoir Jpeg, GIF, TIFF, TXT ou RTF, PDF, XLS, DOCS, OpenOffice, etc. Toutefois, les principaux documents bureautiques sont en format text OpenOffice et Google Docs et devront être convertis automatiquement en pdf lors de l'importation. Les documents générés par les applications se présentent généralement sous format tableur.

Question N° 3 : Quel est le nombre de postes de numérisation par pays et quelle est la volumétrie journalière par poste ?

Réponse question N° 3 : A cette étape, le nombre de postes de numérisation n'est pas défini, de même que le volume d'archives papier à numériser. Toutefois, il faudrait prévoir une capacité de 10.000 pages par jour. Par ailleurs, il convient de noter que le système ne sera pas alimenté exclusivement à partir du fonds d'archives physique à numériser. Il devra surtout recevoir de la part des services versants des paquets d'information à archiver.

Question N° 4 : Quelles sont les plateformes à prévoir en plus de la plateforme de production (Plateforme de secours, de backup, de Test, …) ? Faudra-t-il prévoir des licences pour ces plateformes ou disposez-vous de votre propre système de réplication ?

Réponse question N° 4 : Il faudra prévoir, en plus de la production, une plateforme de tests qui sera utilisée dans le cadre de la qualification. Les caractéristiques du système à fournir en termes de haute disponibilité sont décrites dans les termes de référence.