Le Répertoire Unique des Entreprises (RUE) est une base de données regroupant les informations sur l'ensemble des entreprises déclarées dans les Etats membres de l'UEMOA. Il est constitué de façon à éviter les doublons et se veut exhaustif. Il fait ressortir les liens entre une société-mère et ses filiales.

Chaque entreprise y dispose d'un numéro d'immatriculation unique. Il s'agit d'un système de codification non significatif.

Le regroupement sectoriel adopté par la Centrale des Bilans est basé sur la Nomenclature des Activités Economiques des Etats Membres d'AFRISTAT (NAEMA), disponible en téléchargement sur : http://www.afristat.org/contenu/pdf/rsc/naema.pdf

La Centrale des Bilans adopte une méthodologie qui privilégie l'approche économique et qui est décrite dans un document spécifique. Il décrit une démarche structurée pour diagnostiquer les forces et les faiblesses de l'entreprise. Elle permet de formuler un jugement sur la gestion de celle-ci grâce à l'appréciation de ses performances, de sa structure financière et de ses moyens mis en oeuvre.

• Collecte

Les Agences Principales collectent auprès des centres de dépôt de l'Administration fiscale qui leur sont rattachés, les liasses normalisées déposées par les entreprises et destinées à la Banque Centrale, en application de la réglementation en vigueur, qui peut faire l'objet de modification si nécessaire.

Chaque liasse est constituée de la Fiche d'Identification et Renseignements Divers ainsi que des états financiers annuels du système comptable de l'entreprise.

• Saisie, contrôle et relance

Les données telles qu'elles figurent sur la liasse sont saisies au moyen d'un module qui procède à des contrôles arithmétiques et logiques. Ces tests fournissent, le cas échéant, un rapport d'anomalies qui permet de relancer l'entreprise concernée sur certains aspects, en vue de fiabiliser l'information.

• Elaboration des produits

Les données fiabilisées de la base sont utilisées dans la réalisation des différents produits de centrale des bilans. Un module informatique spécifique est dédié à ces travaux.

Les informations fournies par la Centrale des Bilans permettent d'évaluer le risque lié à l'entreprise en tant que partenaire commercial, de mieux connaître la concurrence, de comprendre l'activité des secteurs et d'appréhender globalement le tissu économique.

Elles peuvent également servir dans le cadre de la réalisation de diverses recherches et autres études thématiques.

Dans l'utilisation de données agrégées, il convient de garder à l'esprit le niveau de représentativité des données en termes de couverture de l'économie.

Pour les besoins de la Centrale des Bilans, les mentions des nouvelles valeurs sur le rapport d'anomalies suffisent à justifier les corrections à apporter sur les liasses d'états financiers dématérialisées afin d'améliorer leur qualité comptable. Aucune retouche n'est apposée sur la liasse d'états financiers déposée sous forme papier.

Il est toutefois loisible à l'entreprise d'introduire par le canal de l'Administration fiscale, des états financiers dûment corrigés pas ses soins.

Le rapport d'anomalies édité par la Centrale des Bilans sert de vecteur de communication avec l'entreprise. Il est adressé à celle-ci avec une indication, pour un poste en cause, de sa valeur lors du dépôt de la liasse d'états financiers. Il doit être retourné à la Centrale des Bilans avec mention de la nouvelle valeur à prendre en compte en vue de faire disparaître l'anomalie.

La Centrale des Bilans est tenue à la confidentialité des informations contenues dans le rapport d'anomalies.

La qualité comptable des liasses d’états financiers est appréciée à la Centrale des Bilans à travers un millier de tests fondés sur des relations arithmétiques, logiques et de cohérence entre les postes des états financiers. Les erreurs décelées à l’occasion de ces tests, qui sont notamment mis en œuvre sur le bilan, le compte de résultat et le Tableau de flux de trésorerie sont consignées dans un rapport d’anomalies qui permet de relancer les entreprises concernées pour les corrections nécessaires.

En cas de non-dépôt ou de dépôt tardif des comptes, les entreprises subissent les sanctions prévues par la loi et à l'instigation de l'Administration fiscale.

La Centrale des Bilans n'applique pas d'elle-même de sanctions en cas de manquement des contribuables à leur obligation de dépôt des états financiers, qui doivent être annexés à la déclaration fiscale des entreprises.

Les comptes annuels sont déposés sur le support agréé par l’administration fiscale.